Datenschutzrichtlinie für Bewerber der JAF-Gruppe

Datenschutzerklärung


1.    Einführung
Der JAF-Gruppe (siehe: https://www.jaf-group.com/Gesellschaften) ist der Schutz personenbezogener Daten, die in Bezug auf potenzielle MitarbeiterInnen für den Ablauf des Bewerbungsverfahrens erfasst werden, sehr wichtig. Grundsätzlich verarbeiten wir Daten transparent, ausschließlich zweckbezogen, jederzeit korrigierbar, nur für begrenzte Zeit und vertraulich. Als Bewerber der JAF-Gruppe, konkret der J.u.A. Frischeis GmbH, JAF Global GmbH, JAF International Services GmbH, JAF Imholz GmbH und JAF ZENGERER GmbH möchten wir Sie hiermit über die Datenverarbeitungstätigkeiten informieren.

2.    Definitionen
1.    Personenbezogene Daten:  Informationen wie z.B.: Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, mit denen Sie als natürliche Person identifiziert werden können.

2.    Verarbeitung von Daten: Vorgänge mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.

3.    Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verfahrensverzeichnis): Systematische Aufstellung aller Vorgänge wie personenbezogene Daten behandelt werden.

3.    Geltungsbereich dieser Richtlinie
Diese Richtlinie gilt für die personenbezogenen Daten von Bewerbern und jedwede Verwendung unabhängig ob mündlich, elektronisch oder schriftlich. Sie basiert auf der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und ist daher für jede einzelne Gesellschaft (juristische Person) der JAF-Gruppe gültig. Diese Richtlinie bezieht sich auf jegliche Bewerbung, unabhängig vom Medium dieser (postalisch, per E-Mail, per Bewerberplattform, persönlich).
Grundsätzlich bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten, für die in Abschnitt 5 aufgeführten Zwecke, die juristische Person bei der Sie sich bewerben sowie JAF International Services GmbH als zentrale Stelle der Personalverwaltung.

4.    Personenbezogenen Daten, die JAF verarbeitet und Empfängerkategorien
Folgende Kategorien von persönlichen Daten verarbeiten wir, wobei das Ausmaß auf Grund der jeweiligen Position sowie den Fortschritt einer Bewerbung, unterschiedlich sein kann:
1.    Daten aus Bewerbungsunterlagen, soweit vom Bewerber angegeben: Name, Geschlecht, Anschrift und Telefonnummer, Geburtsdatum, Familienstand, Portraitfoto, Religionszugehörigkeit, Name und Beruf der Eltern, beruflicher Werdegang, Fachkenntnisse, Bildungshintergrund, Berufsabschlüsse und -zulassungen, Fremdsprachenkenntnisse, besuchte Schulungskurse, Status von Aufenthaltsgenehmigung und Arbeitserlaubnis, Nationalität und Ausweisdaten,
2.    Im weiteren Verlauf einer Bewerbung (bei Vertragserstellung): Sozialversicherungsnummer, Bankverbindungsdaten, polizeiliches Führungszeugnis, Führerscheinnummer, Fahrzeugzulassung und bisherige Verkehrsdelikte;
Empfänger dieser Daten sind vornehmlich MitarbeiterInnen in der Personalabteilung bzw. die für Personalaufgaben verantwortliche Person in den einzelnen Gesellschaften sowie Führungskräfte und zukünftige Vorgesetzte des Bewerbers / der Bewerberin.

5.    Verarbeitungszwecke Ihrer personenbezogener Daten
Im Zuge des Bewerbungsverfahrens bei JAF werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken von JAF verarbeitet (Kernprozesse):

1.    Bewertung von Bewerbungen;
2.    Evidenzhaltung der Bewerbungsunterlagen, vorausgesetzt Ihrer Zustimmung
3.    Stichprobenmäßige Einsichtnahme im Rahmen von Wirtschaftsprüfungen;
 

6.    Rechtfertigungsgründe

Die unter Punkt 5. dargestellten Prozesse sind gerechtfertigt durch die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen und durch die berechtigten Interessen der JAF Gruppe (Art. 6 Abs 1 lit b, c und f DSGVO).

 

7.   Offenlegung & Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten

Zur Durchführung der oben genannten Zwecke werden Daten über die BewerberInnen der JAF International Services GmbH (insbesondere deren Personalabteilung), ihren potentiell zukünftig direkten Vorgesetzten und Fachkollegen sowie dem jeweiligem Verwaltungspersonal offengelegt.

Aufgrund von Bestimmungen des Gleichbehandlungsgesetzes bewahren wir Ihre Bewerbungsunterlagen für 1 Jahr ab Ablehnung Ihrer Bewerbung auf.

Sollten Sie die Evidenzhaltung Ihrer Bewerbung wünschen, bitten wir Sie um diesbezügliche schriftliche Information an die Kontaktperson für Ihre Bewerbung Im Fall einer Evidenzhaltung werden Ihre Daten spätestens nach 2 Jahren gelöscht. Selbstverständlich steht Ihnen das Recht zu Ihre Einwilligung zur Evidenzhaltung jederzeit zu widerrufen.


8.    Zentrale Datenverarbeitungsaktivitäten & Sicherheitsmaßnahmen
Die Datenverarbeitung der Kernprozesse wird in der JAF-Gruppe durch zentrale Systeme in Stockerau und Wien durchgeführt. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern der JAF-Gruppe aus anderen Ländern, die nach Österreich übertragen werden, sind daher ebenfalls an diesen Orten gespeichert. Die von der JAF-Gruppe getroffenen Sicherheitsmaßnahmen umfassen Zutritts- und Zugangskontrollen, Zugriffskontrollen inklusive Berechtigungskonzepten hinsichtlich Eingabe und Weitergabe von personenbezogenen Daten, Kontrollen bezüglich der Verfügbarkeit der technologischen Systeme inklusive Archivierungs- und Backup-Systemen und Virenschutz.

9.    Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogene Daten
Über die Inhalte dieser Richtlinie verfügbaren Informationen hinaus können Sie uns auch per E-Mail an compliance@jaf-group.com schriftlich zu weiterer Auskunft auffordern (Art. 15 DSGVO), uns ersuchen Ihre persönlichen Daten zu korrigieren (Art. 16 DSGVO) bzw. diese zu löschen, soweit wir nicht von Gesetzes wegen zur Aufbewahrung verpflichtet sind (Art. 17 DSGVO).

Darüber hinaus haben Sie das Recht Wiederspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO) und/oder können uns zur Datenübermittlung (Art. 20 DSGVO) und/oder zur Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO) auffordern.

Schließlich steht Ihnen jederzeit auch das Recht zur Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0 bzw. E-Mail: dsb@dsb.gv.at bzw. in Bezug auf die Imholz GmbH in Deutschland beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Husarenstr. 30, 53117 Bonn, Telefon: +49 (0)228 997799-0, E-Mail: redaktion@bfdi.bund.de zu.